1.1.2025
BMF, FAQ zur E-Rechnung
Fallstudie · Branchenbeispiel
E-Rechnung in der Praxis: Pflichten und was ein Assistent vorbereitet
Die E-Rechnung ist keine Option mehr, sondern Pflicht — und viele Betriebe verwechseln eine PDF-Rechnung mit einer E-Rechnung. Hier steht, was seit wann gilt, welche Formate zählen und welchen Teil der Rechnungskette ein Assistent vorbereiten kann. Versand und Prüfung bleiben beim Büro.
Projekt: Umsetzungskonzept Rechnungsstellung mit E-Rechnung (öffentliche Quellen) · Werkzeug: Abrechnungs- und Rechnungsassistent als Konzept · Zeitraum: Recherche September 2026 · Stand: Umsetzungskonzept auf Basis von BMF und ZDH, keine Kundenreferenz
Kennzahlen
XRechnung / ZUGFeRD
BMF, FAQ zur E-Rechnung
BMF, FAQ zur E-Rechnung
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Umsetzungskonzept, keine Referenzbehauptung
Der Ablauf, in Bewegung
Vom Leistungsstand bis zum freigegebenen Rechnungsentwurf
So läuft der Prozess Schritt für Schritt — vom Auslöser bis zur menschlichen Freigabe.
- Der Leistungsstand wird erfasst
Aufmaß und Stunden fließen aus der Projektakte in die Abrechnung — statt aus der Erinnerung.
- Der Abrechnungsassistent bereitet vor
Abschlags- und Schlussrechnungen entstehen als Entwurf aus den Leistungsständen.
- Der Rechnungsassistent formatiert
Der Entwurf wird im passenden E-Rechnungsformat aufbereitet, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
- Das Büro prüft
Positionen, Preise und Format werden von einer Person geprüft; die Aufbewahrung bleibt organisiert.
- Versand nach Freigabe
Gerechnet und versendet wird erst nach Freigabe — über die Übermittlungsart, die zum Empfänger passt.
Der Ablauf wiederholt sich automatisch — so kannst Du jeden Schritt in Ruhe verfolgen.
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Die Pflichten
Seit dem 1.1.2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen — je nach Umsatz bis Ende 2026 oder Ende 2027. Der häufigste Irrtum vorweg: Eine E-Rechnung ist kein PDF. Sie liegt als strukturierter Datensatz in einem genormten Format vor, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Die Details zu Formaten, Übergangsregeln und Ausnahmen nennt das BMF in seiner FAQ.
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Was ein Assistent vorbereiten kann
Die KI übernimmt die Vorarbeit, nicht die Entscheidung:
1. Leistungsstände aus der Projektakte zusammenstellen.
2. Abschlags- und Schlussrechnungsentwürfe daraus erzeugen.
3. Den Entwurf in ein strukturiertes E-Rechnungsformat aufbereiten.
4. Für die Aufbewahrung unveränderbar und nachvollziehbar ablegen.
Was die KI nicht übernimmt: die Prüfung der Positionen und Preise, den Versand und die rechtliche Verantwortung. Die liegt beim Büro.
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Was beim Menschen bleibt
Drei Punkte, die kein Assistent ersetzen kann:
Die Prüfung: Positionen, Preise, Steuersätze — jede Rechnung wird von einer Person geprüft, bevor sie rausgeht.
Der Versand: Die Übermittlungsart richtet sich nach dem Empfänger, nicht nach dem Werkzeug.
Die Aufbewahrung: Rechnungen bleiben nachvollziehbar und unverändert gespeichert — so lange, wie die Fristen es verlangen.
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Was es kostet
Ehrlich: Der Preis hängt davon ab, was Deine Handwerkersoftware bereits kann und wo ein Arbeitsschritt offenbleibt. Wer eine Software mit Rechnungsmodul nutzt, braucht weniger Neues als ein Betrieb mit Word-Vorlagen. Deshalb gilt die Reihenfolge: erst prüfen, was vorhanden ist, dann den Umfang benennen, dann einen Kostenvoranschlag erstellen.
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Worauf zu achten ist
Drei Punkte vor jeder Entscheidung:
Übergangsfristen: Für den Versand gelten je nach Betriebsgröße Fristen bis Ende 2026 oder Ende 2027 — prüfe, welche auf Dich zutrifft.
Format des Empfängers: Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung, andere Empfänger akzeptieren ZUGFeRD — kläre das je Kunde.
Kein Softwarewechsel nötig: Die Daten werden so aufbereitet, dass sie in Deine vorhandene Software passen. Ein Wechsel ist keine Voraussetzung.
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Was davon bei Dir gilt
Beginne mit Deiner Rechnungskette vom Leistungsstand bis zum Versand. Wir prüfen, was Deine Software schon kann, und ergänzen den Assistenten genau dort, wo ein Arbeitsschritt offenbleibt. Ein begrenzter Test mit echten Rechnungsdaten zeigt, wo die Nachkontrolle ansetzt — bevor irgendetwas an den Kunden geht.
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Daten, Ablauf und Freigabe →Weiterlesen
Zuerst prüfen, was Deine Software schon kann.
Wir prüfen Deine Rechnungskette vom Leistungsstand bis zum Versand — und ergänzen den Assistenten genau dort, wo ein Arbeitsschritt offenbleibt.
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