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Rechnungsstellung im Handwerk
E-Rechnung im Handwerk: Was seit 1.1.2025 gilt.
Eine E-Rechnung ist kein PDF. Sie liegt als strukturierter Datensatz nach europäischer Norm (EN 16931) vor — zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Empfangen musst Du sie, beim Versand gelten Übergangsfristen.
Die Pflichten
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 darfst Du mit Einwilligung des Empfängers weiter Papier oder einfache PDFs versenden, für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Wer für öffentliche Auftraggeber arbeitet, braucht zusätzlich die passende Leitweg-ID.
Die Formate
- XRechnung: der Standard für öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
- ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem strukturiertem Datensatz, verbreitet im gewerblichen Bereich.
- Kein Format: einfaches PDF, Scan oder Papier.
Was ein Assistent vorbereitet
Entwürfe ja — Versand und Prüfung bleiben beim Büro.
- Leistungsstände aus der Projektakte zusammenstellen.
- Abschlags- und Schlussrechnungsentwürfe daraus erzeugen.
- Den Entwurf in ein strukturiertes E-Rechnungsformat aufbereiten.
- Für die Aufbewahrung unveränderbar und nachvollziehbar ablegen.
Was beim Menschen bleibt
Die Prüfung von Positionen, Preisen und Steuersätzen, der Versand an den Empfänger und die Aufbewahrung nach den geltenden Fristen. Der Assistent ersetzt keine geprüfte Rechnung.
Vor der Einführung klären
Übergangsfristen
Welche Frist auf Deinen Betrieb zutrifft, hängt vom Vorjahresumsatz ab. Prüfe das vor der Umstellung — die Fristen sind gestaffelt.
Format des Empfängers
Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung, andere Empfänger akzeptieren ZUGFeRD. Kläre das je Kunde.
Aufbewahrung
Rechnungen bleiben nachvollziehbar und unverändert gespeichert — so lange, wie die Fristen es verlangen. Ein Entwurf ist eine Verarbeitungsstufe, kein Ersatz für das Original.
Kein Softwarewechsel nötig
Die Daten werden so aufbereitet, dass sie in Deine vorhandene Software passen. Dein Rechnungssystem muss das benötigte Format erzeugen können.
Timo BrandtDein AnsprechpartnerMit Deinem Betrieb anfangen
Welcher Ablauf kostet Dein Team gerade zu viel Zeit?
Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit – ob Handwerkersoftware, Rechnungstool oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.